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Caisse, sessions et portefeuilles
Clôturez le tiroir-caisse en fin de journée, avec un solde pour chaque portefeuille.
Disponible pour : Propriétaire, administration, accueil et comptable
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Caisse et sessions : chaque réceptionniste commence sa session en comptant le fonds de caisse dans le tiroir et en le saisissant.
- 2
Toute la journée, chaque paiement en espèces entre automatiquement dans le tiroir, et les dépenses et remboursements en espèces en sortent.
- 3
En fin de session, comptez toutes les espèces et saisissez le montant (ou comptez par billet et laissez l'application additionner). Le comptage est à l'aveugle : la réceptionniste ne voit pas le montant attendu avant la clôture.
- 4
Le système compare le comptage avec ce qui devrait s'y trouver ; tout manque ou excédent nécessite un motif. L'écart est comptabilisé dans le tiroir pour que son solde corresponde aux espèces réelles, et il apparaît dans le compte de résultat. Le propriétaire voit chaque session et son écart.
- 5
Session suivante : le fonds de caisse doit être égal au solde du tiroir à la dernière clôture. S'il diffère (par exemple si le propriétaire a retiré des espèces), indiquez un motif.
- 6
Comptes : ajoutez les portefeuilles sur lesquels vous recevez de l'argent (InstaPay, Vodafone Cash, STC Pay…), puis choisissez Virement ou portefeuille lors d'un paiement et sélectionnez le portefeuille. Chaque compte a son propre solde.
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Transferts : enregistrez les espèces déposées à la banque, ainsi que les retraits ou apports du propriétaire, pour que les soldes restent justes.
Conseils
- Les comptes, les retraits du propriétaire et les annulations sont réservés au propriétaire et à l'administration ; le comptable peut enregistrer des transferts entre comptes. L'accueil ne fait qu'ouvrir et clôturer les sessions.